골프코스 관리에서 각 프로젝트는 코스관리팀이 자체적으로 수행하거나 아웃소싱으로 외주업체가 하기도 한다. 어떤 방법이 더 좋다고 할 수는 없으며, 보통 프로젝트의 성격이나 목표, 수행 주체의 역량 등에 따라 두 방법 중 하나를 선택하게 된다.

그러나 한 프로젝트에 대해 무조건 자체 또는 외주로 수행한다는 생각을 할 필요는 없다. 두 방법을 융합해 가장 효율적인 프로젝트를 만들어낼 수도 있는 것이다. 미국 텍사스주 포시즌스리조트클럽의 코스관리자인 앤서니 윌리엄스 CGCS는 GCI 최근호를 통해 두 방법을 묶은 하이브리드 프로젝트 관리법에 대해 소개했다.

골프코스 관리에 있어 프로젝트 관리 방법엔 전통적으로 두 가지 선택지가 있다.

첫 번째 방법인 외주 계약은 골프장과 계약한 외부업체가 그들의 자원을 사용해 계약된 특정 범위의 작업을 완료하는 방법으로 예전부터 비교적 큰 프로젝트에 주로 적용돼 왔다.

두 번째는 사내 프로젝트로 현재 골프장이 보유한 자산과 장비가 기존 유지보수 외에도 특정 프로젝트를 완료하는데 사용되는 것이다.

그러나 코스 프로젝트 관리에 대한 세 번째 혁신적 접근법이 있다.

바로 하이브리드 프로젝트 관리법이 그것으로, 외주 및 사내 프로젝트 양쪽을 최대한 활용한다. 두 가지 방법이 윈윈하는 융합으로 시간과 자원을 최대한 활용할 수 있게 하는 것이다.

하이브리드 프로젝트는 그 과정의 가치를 증명할 수 있는 강력한 협상 기술과 문서화가 필요하다. 또 성공을 위해 ▲투명한 작업범위 ▲프로젝트 연결 ▲유연한 노동력 ▲물물교환 ▲일정 및 인센티브 ▲문서화 등 6가지 영역을 이해할 필요가 있다.

투명한 작업범위

잘 관리되는 하이브리드 프로젝트의 첫 번째 단계는 모든 이해관계자(사내 직원, 외주 계약자, 오너 또는 관리자)들이 합의한 투명한 작업 범위를 만드는 것이다.

이는 우리가 원하는 최종 결과부터 자재, 인력, 접근, 마감기일, 장비 및 기타 필요 품목의 책임과 양을 확인하는 것이다. 이것이 일단 정해지면 앞으로 들여야 노력을 안내하고 책임 소재를 분명히 하게 된다. 또 외주 계약이 필요한 경우 그것이 필요한 단계를 나타내기도 하다.

궁극적 목표는 모든 당사자가 입찰에서 보수작업 리스트, 대금 지불까지 프로젝트 전반에 걸쳐 지침으로 사용할 수 있는 작업 범위를 생성하는 것이다. 여기서 중요한 것은 작업을 계획하고 계획대로 작업하는 것이다.

프로젝트 연결

하이브리드 프로젝트 관리의 한 가지 이점은 프로젝트를 연결해 생산성을 극대화하고 비즈니스 중단을 최소화할 수 있다는 것이다.

다음과 같이 가정해보자. 규모에 상관없이 카트도로 교체 프로젝트가 승인돼 작업이 예정돼 있는 상황이다. 그런데 다른 미결 프로젝트를 살펴보던 중 벙커에 새 모래를 투입해야 한다는 사실을 알게 된다.

이 경우 카트도로를 먼저 교체하고 벙커사 작업을 하면 중장비 이동으로 인한 손상이 불가피해진다. 따라서 두 프로젝트를 결합시켜 벙커사 교체 후 카트도로 작업을 마지막으로 하는 것이 유리하다.

여기서 핵심은 계획된 프로젝트 자체 내에서 시너지와 논리를 찾는 것이다. 결국 이 접근법은 규모와 작업 순서에서 절약을 만들어낼 것이다.

유연한 노동력

노동력은 하이브리드 프로젝트의 핵심이 되는 경우가 많다. 외주업체와 협력해 사내 인력과 외부 인력을 혼합해 사용하는 최선의 방법을 찾아야 한다.

이렇게 하면 적은 비용으로 더 많은 것을 성취할 수 있다. 예를 들어 어려운 노동 시장에서 유연한 노동 접근법을 고려할 수 있다.

유연한 노동력은 프로젝트 예산이나 기본임금으로 지불할 외주 또는 사내 인력의 시간 대비 효율을 계산해 두 노동력을 혼합해 사용한다.

이를 위해 발상의 전환과 뛰어난 문서화 기술을 필요로 하지만, 가장 중요한 작업에 대해 가장 적합한 인력을 배치함으로써 생산성을 극대화할 수 있다.

유연한 노동 전략을 사용할 때 모든 사람들이 세부사항을 알 수 있게 하고, 특히 회계와 경영진에게 운영과정을 알리는 것이 중요하다.

대회 준비나 특정 작업을 위해 외주 인력을 사용할 관계를 설정할 수도 있다. 예를 들어 태풍이 온 뒤 수목 복구 작업을 위해 가격 협상을 통해 전문 인력을 뽑고, 어렵지 않은 정리 작업 등은 자체 인력으로 처리하는 것이다.

물물교환

옛날엔 코스관리에서 농업 기술을 많이 사용했는데, 특히 프로젝트 관리에선 더 그랬고 가장 좋은 방법이 물물교환이었다. 이는 내가 갖고 있는 아이템이나 기술을 나에게 필요한 것과 교환하는 것이다.

토공이나 셰이핑 작업 등을 위해 외주업체 장비가 코스에서 운용되고 있는 경우, 그들은 연료 공급을 위해 임시 연료저장소가 필요할 것이다. 이때 임시저장소 대신 골프장의 연료를 사용하게 해주고 추가 작업을 받아내는 것이다.

또 여러 골프장 코스관리자가 협의해 갱신 또는 방제 작업을 외주 업체와 공동 계약해 할인받을 수도 있다. 이처럼 수요와 공급 법칙은 항상 유효하기 때문에 자원과 기술의 가치를 알면 모두가 이기는 거래를 할 수 있다.

일정 및 인센티브

하이브리드 프로젝트가 성공할 수 있는 최선의 방법 중 하나는 프로젝트 일정과 인센티브를 결합하는 것이다. 이만큼 확실한 것도 없는 게 업무에 관계없이 모든 사람들은 인센티브가 있을 때 일을 더 잘 해낸다.

그러나 인센티브는 명확한 마감일에 연결돼 있어야 한다. 이는 작업 범위와 관련 있으나 특히 예기치 못한 상황이 발생할 경우 업무 수행에 매우 중요하다.

확실한 인센티브는 모든 작업이 정해진 날짜까지 제대로 완료되면 보너스를 주는 것이다. 명확하지 않은 인센티브도 있다. 좋은 작업 진행을 보여주는 날 무료 점심식사나 비가 오는 날 작업하는 사람들을 위해 비옷을 제공할 수도 있다.

가장 좋은 전략은 마감일을 넘기지 않고, 장애물을 극복하고, 안될 것 같은 일을 해냈을 때 무엇을 보상해 줄 것인지 미리 약속하는 것이다.

문서화

프로젝트 관리자가 되면서 깨닫거나 가르침 받을 수 있는 한 가지는, 신뢰도 중요하지만 모든 것을 확인하고 문서화해 현재와 미래에 내가 결정하는 것의 가치를 보여줄 수 있도록 하는 것이다.

노트에 손으로 쓰거나 휴대폰에 기록해 놓거나 등 기록 형식은 중요치 않다. 사진을 남기는 것은 매우 좋은 방법이며 날짜나 주문 변경에 대한 기록을 남기는 것도 훌륭하다. 마감일에 영향을 미치는 날씨 기록도 중요하다.

하이브리드 프로젝트에서 문서화의 목표는 모든 거래와 세부사항을 포함하고 작업이 범위대로 완료됐으며 합의된 대로 모든 당사자가 보상을 받도록 하는 것이다.

문서는 되도록 여러 곳에 저장해 두는 것이 좋다. 예를 들어 코스관리자의 PC에만 문서를 저장했다가 고장 날 경우 문서를 고스란히 날리게 될 것이다. 외부 저장장치나 클라우드에도 저장해 두면 소실도 예방하고 정보에 대한 접근성도 개선시킬 수 있다.