[CMAA 클럽관리자 특강 18] 예산·기간·회원평가는 반드시 수치화 할 것
[CMAA 클럽관리자 특강 18] 예산·기간·회원평가는 반드시 수치화 할 것
  • 이주현
  • 승인 2020.05.11 10:36
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진행상황 평가

클럽은 일반적으로 예산 대비 운영 결과를 측정한다. 보통 매달 재무제표나 변동보고서가 나오면 클럽 부서장들은 부서별 결과 보고를 위해 총지배인을 만난다.

여기에서 결과가 예산과 비교해 긍정적 또는 부정적 변화가 있었는지, 또 이러한 변화가 유효한 것인지 단순히 시기에 따른 것인지를 설명한다. 이 월별 변동보고서는 공식적인 분기별 회의로 이어지며, 여기에 클럽이사회가 참석할 수 있다.

분기별 회의에선 일반적으로 클럽이 부정적 변화를 다시 정상궤도로 되돌리기 위해 예산으로 취해지고 있는 조치나 취해질 조치에 대한 보고서가 포함된다.

일반적으로 반겨야 할 결과인 긍정적 변화도 예산 편성 당시 예상하지 않았던 것이라면 면밀히 조사해야 한다.

분기별 수치는 성공적인 해 또는 성공적이지 못한 해를 나타내는 연말 수치를 생성하는데 도움이 된다. 분기별 회의에서 골프코스 관리 책임자는 다음과 같은 주관적인 보고서를 제공할 수 있다.

“8월은 뇌우로 팀원들을 조기 퇴근시켜 코스관리 작업 일수가 줄었다. 같은 이유로 한 달간 농약 살포 프로그램에 있어 다소 효과를 잃어 일부 재살포가 필요할 수도 있다.

비로 인해 오버시딩 준비를 위한 작업에 초과근무를 해야 했다. 전체적으로 더운 달이었으며 회원 플레이가 많았다. 더위 때문에 잔디가 힘이 없고 마모된 느낌이 있다.

한 달간 수치상으로 다소 부족한 편이나 있으나 실제 변동보단 시기와 관련된 문제라 생각한다. 분기 전체로 볼 때 괜찮아 보이고 재정비할 필요는 있어 보인다.“

이를 다시 측정치가 들어간 객관적 보고서로 다시 써보자.

“8월에는 뇌우로 인해 작업시간을 400시간 잃었다. 팀원들은 총 11회 조기 퇴근했고 월 작업시간의 20%가 줄었다. 이는 작업을 수행할 능력이 많이 손실됐음을 의미한다.

같은 이유로 한 달간 농약 살포 프로그램에서 약 50%의 효과를 잃었다고 추산하고 있다. 이 때문에 일부 재살포가 필요해 예산을 초과해 4000달러의 추가 예산을 신청 할 수도 있다.

비는 코스관리에 3가지 영향을 줬다. 이는 1)비가 올 때 작업을 할 수 없었고 2)코스가 젖어 코스에 나가 하는 일이 줄었으며 3)고온 및 비로 인해 버뮤다그래스가 정상보다 2배 성장률을 보였다. 이러한 작업환경으로 인해 오버시딩 준비를 위한 작업에 초과근무 예산으로 6000달러를 추가했다.

전체적으로 더운 달이었으며(전체 평균30.5도, 이번 달 32.2도), 비로 인한 수요 축적으로 개장한 날 회원 라운드가 많아 그 주변에서 관리작업하는데 어려움을 겪었다. (프로숍에 따르면 일일 라운드가 38% 증가했다).

초과근무 및 약제 재살포 등을 위해 월 예산이 원래 목표였던 7만8000달러에서 8만9000달러로 조정됐다. 이에 따라 일부 반복 작업에 대한 간격을 늘려 10월까지 예산을 재정비할 계획이다. 전반적으로 몇 가지 문제에 부딪혔지만 잘 해내고 있다.”

재무성과는 클럽 성과의 성공을 측정하는 핵심 요소 중 하나지만, 전략적 이니셔티브 달성 정도도 측정해야 한다.

이는 횟수 및 시기 등으로 측정할 수 있으며 작업이 몇 번 수행됐는지, 작업을 수행하는데 걸린 시간 및 기간으로 표시된다.

이에 대한 평가 보고 역시 주관적인 것보단 측정치가 들어간 객관적 내용으로 해야 한다. 그린 리빌딩 프로젝트를 예로 들어보면 주관적 보고는 “벤트그래스 그린 새포아풀 침투로 인한 변이가 수년간 진행됨에 따라, 올해 클럽 전반 9홀 그린이 봄부터 가을 사이 성공적으로 리빌딩됐다”로 표현된다.

반면 객관적 보고는 “펜크로스 벤트그래스 그린에 침투한 새포아풀 비율 15년간 75%에 도달해, 전반 9홀 그린에 대한 리빌딩이 진행됐다. 책정 예산은 77만달러, 실제 사용예산은 72만8000달러였으며 작업기간은 3월1일~8월31일이었으나 실제 작업기간은 3월4일~8월31일까지였다. 지난해 11월 회원 설문조사에선 전반 9개 그린에 대한 평가가 2점(10점 만점)에 불과했으나, 재개장 후 올해 11월 회원 설문조사에선 10점으로 평가됐다”로 훨씬 사실적인 정보가 포함돼 클럽관리자에게 유용하다.


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