일주일 간격 재고관리는 정확한 판단위한 밑거름
과거 골프장에서 철저한 식음료 재고 관리는 거의 불가능한 일로 인식됐을 것이다. 수량이 좀 틀려도, 다소의 추가 지출이 발생해도 굳이 거기까지 신경 쓸 필요가 없는 영역으로 여겨져 왔다.
그러나 이젠 상황이 달라졌다. 어떤 부분이든 필요 이상의 돈이 들어가는 것을 막아야 하는 골프장 입장에서 식음료 재고 관리는 필수 영역이자 새로운 골칫거리로 떠올랐다.
내 골프장의 식음료 창고가 `깨진 독'이 되지 않기 위해 재고 관리와 시스템 구축의 기본적인 사항을 짚고 넘어갈 필요가 있다.
재고 관리는 성공적인 골프장 식음료 운영의 핵심과제이며 예산 및 지출과 직결되는 문제로 명확한 체계와 순서를 정해 놓는 것이 필수다.
그러나 현실은 상상 이상으로 엉성하다.
미국 골프장 식음료팀은 대충 정리된 영수증들을 총무과에 일주일에 한번정도 넘기고, 식음료 재고 조사도 보통 한 달에 한번정도 실시한다. 어떤 곳은 분기별로 한번뿐인 곳도 있다.
총무과는 월말에 식음료팀의 손익을 계산해 내놓을 것이다. 만약 구입 영수증과 자재 지출, 이에 따른 재고량이 맞지 않는다면 정확한 조사와 추적이 이뤄질까? 아마도 대부분의 골프장이 그렇게 하지 않을 것이다.
이는 골프카 한 대와는 달리 식자재라는 것은 정확하게 개수 등으로 구분해 관리하기 어렵다고 생각하기 때문이다.
그래서 재고가 다소 맞지 않더라도 소위 `융통성'이라는 이름으로 대충 넘어가는 경우가 대부분이다.
재고현황 목록도 품목이 죽 나열된 구겨지고 더러운 종이인 경우가 많다. 식자재만큼이나 관리서류도 뭔가 쉽게 사라질 것 같은 모양새다.
당연히 이는 잘못된 관리 방식이다. 식음료팀은 가장 먼저 복잡하지 않으면서 재고품목이 효율적으로 나열된 재고현황 목록을 `책'형태로 갖고 있는 것이 좋다.
또 매월 재고 조사 및 추적을 하는 것은 영양가 없는 행위다. 최소 주간 단위가 이상적이며, 특수한 기간이나 상황에 따라 매일 조사할 필요도 있다.
식음료 재고 관리 시스템의 핵심은 모든 식자재 및 음료의 주간 재고 현황이다.
모든 품목에 대한 물리적인 수량 파악이 재고 시스템의 출발점이라 할 수 있다.
잘 파악된 재고숫자는 식음료 관리에서 무엇을 하던지 현명하고 정확한 결정과 행동을 할 수 있는 밑거름이 될 것이다.
음료의 경우 비용이 급증할 때 주간 재고 현황으로 그 이유를 추측해 볼 수도 있다.
주간 재고 파악은 월말을 제외하고는 이른 아침, 늦은 밤 등 매주 같은 시간대에 실시해야 한다.
식품과 음료는 두 가지 계정으로 분리해 관리한다.
음료는 맥주·와인·증류주·청량음료 등으로 구분하고, 식품은 육류·해산물·식료품·유제품 등으로 나눌 수 있다.
식음료팀은 매주 구매에 대한 일지나 원장부를 지속적으로 갱신해야 한다.
주간 재고 조사의 또 다른 이점은 정리 효율을 높이고 불필요한 재고를 줄일 수 있다.
재고 동향을 살펴서 어떤 품목이 자주 창고에서 꺼내지고 채워지는지를 파악하면 가장 효율적인 정리 위치를 선택할 수 있다. 또 시기별 지출을 예상해 적정량만 구입할 수 있게 한다.
예전보다 다양한 식자재가 입고되는 상황이라 해도 과도한 재고량은 변명의 여지가 없는 실수다.
필요 이상으로 가득찬 창고는 곧 식자재가 버려질 가능성도 높다는 것을 의미하고 이는 예산낭비로 직결된다.
재고 수량의 표시는 정확한 단위로 해야 한다. 즉 콜라 한병이라도 명확하게 콜라 1.5L 한병이라고 표기해야 하고 육류는 그램 단위로 무게를 파악해 관리한다.
더 효율적이고 편리한 재고 관리 시스템을 위해 엑셀과 같은 프로그램을 이용하는 것도 좋다.
최근에는 골프장 결제시스템이나 통합 관리시스템에 식음료 재고관리 프로그램도 포함돼 있어 담당자의 어깨가 한결 가벼워지고 있다.
<정리=골프산업신문 이주현 기자>
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