업무 위임 학습

클럽 관리자가 시간을 효과적으로 관리하기 위해 위임하는 법을 배울 필요가 있다. 업무를 위임하기 전 리더는 시간이 어디에 쓰이고 있는지, 그 업무가 다른 사람에 의해 잘 수행될 수 있는지 확인해야 한다.

리더는 왜 위임하는 법을 알아야할까? 이에 대한 몇가지 이유가 있는데, 먼저 위임은 관리자에게 생각과 계획을 위한 더 많은 시간을 제공한다. 또 실무에 가장 가까운 사람이 그것에서 벗어나 있는 고위 관리자보다 실무에 대한 더 좋은 결정을 내릴 수 있다.

위임은 직원들이 주도권을 갖고 그들이 가진 기술을 효과적으로 사용하도록 하며, 이로 인해 직원 사기를 진작시킬 수 있다.

모든 의사결정이 위로 이동했다가 다시 아래로 내려올 필요를 없애기 때문에 의사결정에 걸리는 시간을 줄일 수 있으며, 직원이 스스로 판단하고 지식과 기술을 적용할 수 있게 하므로 보다 전문성 있게 발전하는 것을 돕는다.

관리자가 명심해야 할 점은 위임에 권한 및 의사결정이 포함되지만 실제 책임까지 들어가는 것은 아니라는 것이다. 관리자는 자신의 영역에서 진행되는 업무에 대한 궁극적인 책임이 있다.

또 위임은 ‘전부 아니면 없음’식의 양자택일이 아니다. 각기 다른 수준의 위임이 있으며, 리더는 어느 정도까지 권한을 위임할 것인지 결정해야 한다. 다음은 다양한 위임 수준의 예시다.

-조사 후 보고: 부하직원은 관리자를 위해 사실정보를 수집해 보고하고, 관리자는 적절한 조치를 취한다.

-행동 추천: 부하직원이 정보 수집 또는 전문지식을 기반으로 취할 행동을 추천하고, 관리자는 이를 평가한 뒤 적절한 조치를 취한다.

-계획된 행동 조언: 부하직원이 조사에 근거해 결정을 내리고 관리자에게 자신이 하고 싶은 것을 보고한다. 관리자는 그 결정을 평가하고 부하직원의 조치가 취해지기 전에 그 결정을 승인 또는 비승인한다.

-행동 권한 부여: 관리자는 부하직원에게 결정 통제권과 행동권한을 부여하고, 취한 조치에 대해 보고할 것을 요청한다.

위임 시 리더는 특정 제한이나 위임 규칙을 알아야 한다. 먼저 위임관리자는 결과를 끝까지 추적해 알고 있어야 한다. 이는 업무 자체뿐만 아니라 부하직원의 능력에 대한 관리자의 이해에도 중요하다.

위임관리자는 업무 수행에 대한 진행 상황을 추적할 수 있게 객관적인 성과 기준을 만들어야 하고, 관리자도 부하직원의 진행 상황을 모니터링할 수 있는 방법을 개발해야 한다. 이러한 모니터링은 서면 보고서나 회의 등의 형식이 될 수 있다.

많은 운영 업무를 위임하는 관리자는 진짜 관리를 위한 시간을 더 벌 수 있으나, 관리자는 여전히 클럽의 원활한 운영을 책임지고 있다. 운영 성과 기준을 설정함으로써 관리자는 클럽을 모니터링하고 기준에 벗어난 일을 알 수 있다.

방해 요인 제거

클럽 사업 계획의 주요 목표는 회원 만족과 유지지만, 많은 클럽들의 실제적인 노력은 목표에 훨씬 미치지 못한다. 이에 대한 후속 조치가 부족한 주된 이유는 관리자의 딜레마에서 비롯된다. 즉, 예기치 못한 방해와 조치(보통 일상 운영 도중 발생하는 문제로 인한)가 클럽의 장기적 목표에 대한 작업을 밀어낸다.

이러한 방해를 제거하기 위해 무엇을 할 수 있을까? 잘 훈련된 비서가 첫 번째이자 가장 효과적인 방어선이다. 전화는 리더에게 심각한 방해자 중 하나로, 관리자는 보통 하루 1~3시간을 전화로 보낸다.

따라서 비서가 전화를 선별해 방해를 덜 수 있다. 이때 비서는 중요 전화를 파악해 관리자가 즉시 통화해야 하는 사람 또는 내용의 전화를 알고 있어야 한다. 경우에 따라 메모나 음성 메시지로 전달하는 것도 좋다.

예정되지 않은 미팅이나 방문자도 큰 방해 요인이다. 비서는 방문자를 선별해 보다 편리한 시간에 관리자와 미팅을 유도하고, 장소는 중립적인 장소로 해 관리자가 사무실에서 오랜 시간 묶이는 것을 막아야 한다.