회의

리더에게 회의는 중요한 업무지만 하루시간의 3분의1을 차지할 수도 있어 시간관리를 까다롭게 하기도 한다. 다음은 회의 시간을 크게 줄일 수 있는 몇 가지 전략이다.

-회의가 열릴 때마다 1인당 소요시간과 참석자의 시간당 급여에 대한 기록이 보관돼야 한다. 이는 회의의 총 비용을 가늠하고 회의의 실제 결과 또는 회의 결과물과 비교하기 위한 표를 만들 수 있게 한다.

-복합적 의제를 가진 사람과의 회의에 주의해야 한다. 한 사람이 여러 의제를 갖고 있다면, 이를 목록화하는 전략을 사용할 수 있다.

메모를 하면 화자가 명확하고 구체적일 수 있게 할 수 있다. 장황한 대화를 긍정적으로, 그러나 단호하게 마무리하는 것은 리더가 발전하기 위해 중요한 기술이다.

-회의는 가능한 한 많은 의견 수집을 위해 공개적으로 열리는 경우가 많다. 그러나 이로 인해 회의가 정보 포럼이 아닌 목적 없고 구조화되지 않은 담소시간이 될 수도 있다.

회의가 통제 불능이 될 가능성을 줄이기 위해 리더와 직원들이 미리 준비돼 있어야 한다. 예를 들어 클럽관리자는 다음으로 넘어가기 위한 상세 의제를 설정하고, 발언 시간 제한을 제안하고, 특정 주제에 대해 의견을 제시할 사람을 배정할 수 있다.

관리자는 자신의 시간만큼 다른 사람들의 시간도 신경 써야 한다. 관리자든 직원이든 시간을 낭비하는 회의에 참석하라는 요청을 받아봤을 것이다. 회의록 사본이 회의 자체만큼, 또는 그 이상으로 유익할 수 있다.

회의 일정을 잡을 때마다 명심해야 할 것은 의제에 기여할 수 있는 사람만 참석하게 하고, 다른 이들은 참석하고 싶을 때만 자리할 수 있도록 한다.

서류 작업

서류 작업은 모든 리더들이 직면하는 또 다른 문제다. 하루라도 책상을 비우면 정리하고 답변하는데 이틀이 걸리는 서류뭉치들이 쌓일 수 있다.

클럽관리자는 들어오는 모든 서류를 검토하고 이를 조치, 읽기, 폐기라는 3가지 카테고리로 정리해 낭비되는 시간을 줄일 수 있다.

‘조치’ 서류는 각 문서에 응답하고 다음 것을 읽기 전에 조치를 취해야 한다. ‘읽기’ 서류는 전달이 필요한 것과 파일화 해야 하는 것 2가지로 구분해야 한다. ‘폐기’ 서류는 스팸메일이나 원치 않는 서신 등으로 최대한 빨리 없애는 것이 좋다.

종종 리더에게 제출된 보고서는 질이 낮고, 너무 길며, 다시 작성할 필요가 있다. 일부 관리자나 부서장은 전체 시간의 40%를 보고서 작성으로 써 버린다.

보고서 작성은 생산성을 높이기 위한 도구가 돼야 하지만, 그렇지 않은 경우가 있다. 불행하게도 대부분의 관리자들은 빈약한 문장력과 읽기 힘든 텍스트를 만드는데 시간을 낭비해 읽는 사람에게 더 많은 시간을 버리게 한다.

지저분하고 장황한 보고서를 수정해야 하는 리더의 부담을 줄여주는데 도움 되는 몇 가지 전략은 다음과 같다.

-사전에 보고서 가이드라인을 제공한다. 보고서 작성자가 형식, 세부 사항, 마감일 등을 알 수 있게 한다.

-좋은 보고서 작성 분위기를 조성한다. 스마트하고, 단순하고, 짧은 보고서를 기대한다는 것을 분명히 한다.

-보고서가 기대에 못 미치면 책임자에게 수정을 지시한다.

-보고서에 과도하게 투자하지 않도록 한다. 클럽 직원들은 모든 요구에 ‘예’라고 하는 경향이 있기 때문에, 보고서에 과도하게 시간을 내면 끝이 없고 오히려 허술해진다.

-효과적인 메모와 보고서를 작성하는 방법에 대한 훈련을 위해 일일 세미나를 열거나 전문가를 초청한다.