전략기획은 장기적 관점에서 클럽을 이끄는데 도움이 된다. 하지만 전략기획 프로세스는 어려운 작업이 될 수 있다. 통합 전략기획 수립에는 경험 많은 클럽관리자조차도 혼란스러울 수 있는 여러 요소가 있다. 이는 순서대로 비전, 미션, 목적, 목표, 조직 상황 분석(SWOT), 전략서, 예산, 실행 계획, 진행상황 평가 등이다.

전략기획 담당 관리자는 프로세스의 다음 단계로 진행하기 전 누락된 단계가 완료되도록 해야 한다. 또 기획 프로세스 시작부터 참여가 환영받는 분위기를 조성해야 한다. 모든 참여자의 아이디어가 중요하지 않거나 무시되지 않게 안전하게 공유되도록 해야 한다. 적절한 분위기를 만드는데 다음과 같은 방법이 도움이 될 수 있다.

-적극적 참여를 장려한다. 참여에 대한 기대를 미리 말하면 조급하거나 더 큰 목소리를 내는 참여자들이 프로세스를 통제하고 잠재적인 창의적 관점 및 아이디어를 막게 되는 것을 예방할 수 있다.

-다른 관점을 요청한다. 전략기획 수립 초기 단계에선 광범위한 아이디어를 얻는 것이 중요하다. 이 단계에서 목적은 양적으로 많은 아이디어를 생성하는 것이며, 아이디어의 적절성(품질)에 대한 판단은 나중에 할 것이라고 얘기하는 것도 도움이 된다.

-이슈를 조사한다. 회의 중 참석자들에게 질문을 던지면서 이슈를 조사해야 한다. 이는 아이디어를 살찌우고 정교하게 만든다.

-갈등을 관리한다. 갈등은 중재돼야 한다. 아이디어와 관점의 충돌은 자연스럽고 어느 정도 권장돼야 한다. 건전한 불일치는 다른 방법으로는 다뤄지지 않을 추가 아이디어를 만들 수 있기 때문이다.

그러나 인신공격이 따르거나 특정 이익 집단 간 부정성이 생기면 존경받고 영향력 있는 사람이 집단의 에너지를 재집중할 필요가 있다. 많은 클럽이 직원이 회원 분쟁에 개입하는 것을 금지하기 때문에 존경받고 영향력 있는 사람은 일반적으로 중재자 역할을 사전 동의한 클럽 회원이 된다.

전략기획 회의가 시작되기 전 어떤 결과를 원하는지 생각해 봐야 한다. 회의 주최자(총지배인, 클럽 사장, 이사회 등)가 누구든지 회의 목표를 미리 공지해야 한다. 그러면 참가자가 자신의 의견, 관점, 답변 등을 적절하게 구체화할 수 있다.

회의가 결정의 형태로 합의를 구한다고 가정하면, 회의 주도자는 항상 결정이 내려지는 방식을 생각해야 한다. 클럽에서 결정은 단순히 다수결 투표로 이뤄진다 생각하기 쉽지만, 일반적으로 그렇지 않다. 프라이빗 클럽에서 결정은 다음과 같은 방식으로 이뤄진다.

-권한:회의의 리더는 의견을 받되 궁극적 의사결정 권한을 가진다. 따라서 회의 참가자는 조언자 역할을 한다. 이 경우 참가자는 자신의 상황을 인지해 의사 결정 과정에서 무엇을 기대해야 하는지 알아야 한다.

-다수결:리더는 일반적으로 투표 전 의견을 받고 자신의 의견도 내놓는다. 결정은 단순 다수나 압도적 다수(3분의2 이상 찬성 등) 등으로 하며, 따라서 회의 참가자는 조언자이자 유권자다.

-소수결:리더는 강경하거나 열렬한 소수가 결정을 내릴 수 있게 한다. 자주 사용될 것 같지 않은 방법이지만 클럽에선 생각보다 자주 이뤄진다. 아무리 작더라도 단결되고 강경하며 열렬한 소수그룹은 매우 영향력 있을 수 있다.

-만장일치:이 결정의 강점은 모든 유권자들이 기권 및 찬성 여부에 관계없이 투표했다는 사실에 있다. 100% 투표가 결정을 더욱 정당화하기 때문에 고유한 다수결의 한 형태다.

-합의:합의에 의한 결정은 프라이빗 클럽에서 가장 많이 사용되는 기본적 의사결정 모델이다. 다수결과 마찬가지로 기술적으로 권한에 의한 결정이다. 그러나 권한을 가진 리더는 참가자가 비공식적·일반적으로 투표 없이 결정에 도달하도록 허용한다.

리더는 일반적으로 단순한 동의(고개 끄덕임과 같은) 또는 무응답으로 표현된 회원들 간 합의를 요청하기 전에 모든 이들을 포괄하기 위해 토론 내내 타협한다. 그 후 결정이 채택된다.