신규회원 오리엔테이션 가이드

신규회원 오리엔테이션은 새로운 회원에게 공동체 의식과 상호 책임을 구축하는 방법으로 널리 사용되고 있다.

오리엔테이션은 ▲회원-클럽의 초기 관계를 형성하고 열린 커뮤니케이션 제공 ▲회원에게 멤버십의 경제적·사회적 가치 보장 ▲클럽 정책 및 절차에 대한 명확한 커뮤니케이션 제공 등의 이점으로 멤버십 안정성이 증가하는데 기여한다.

오리엔테이션 핵심 모델

신규회원 오리엔테이션의 요소는 기본적인 것이다. 프로그램 수립을 위해 클럽관리자는 오리엔테이션 기본 요소에 관심을 가져야 한다. 그 다음 현재 관행을 정교하게 하는 혁신적이고 창의적인 방법을 도전으로 삼는다면 신규회원에게 더 큰 즐거움을 줄 것이다.

-인원: 가장 먼저 설정할 것은 클럽의 어떤 직원이 참가할지다. 이는 오리엔테이션의 범위와 내용에 따라 달라지며, 대체로 이사회, 멤버십위원회, 후원 회원, 총지배인, 멤버십 디렉터와 같은 사람이 포함될 수 있다. 회원이 가족이나 친구를 통해 클럽에 익숙해졌는지에 관계없이 신규회원이 처음으로 대면하는 사람은 클럽 사용과 만족도에 매우 중요하다.

-일정: 전체 프로그램 및 리셉션은 신규회원 1명마다 제시될 수 있다. 일정은 오리엔테이션이 필요한지 또는 자발적인지 여부와, 멤버십 최종 승인 전후에 수행되는지에 따라 달라진다.

-초대: 오리엔테이션 초대는 매우 친절하고 긍정적이어야 한다. 클럽요리를 제공하던지, 편의시설과 전통을 ‘맛보기’하던지에 관계없이 신규회원이 와서 시식하도록 유인해야 한다. 특정 유형의 식음료는 환대의 표시로 포함돼야 한다.

-인사: 신규회원이 도착하면 각 이사회, 위원회, 직원을 소개한다. 그 후 공통 관심사를 발견하거나 클럽의 특정 관심사를 다룰 수 있는 충분한 시간이 주어져야 한다. 서로를 소개하고 대화를 유도하는 좋은 시간이다.

-투어: 클럽 시설을 둘러보는 것으로, 클럽하우스만이 될 수 있고 식당을 포함한 모든 시설이 될 수도 있다. 정해진 절차는 없으나 오리엔테이션의 매우 중요한 부분으로 신규회원이 익숙해질 수 있도록 돕고 서두르지 말아야 한다.

-역사: 클럽에 대한 설명을 듣기 위해 먼저 집중할 수 있는 조용하고 편안한 장소가 필요하다. 물론 대부분의 신규회원은 클럽 역사를 배울 수 있는 기회를 고맙게 생각하지만, 설명은 너무 길지 않게 하고 서면 정보를 제공하는 것도 좋다.

-클럽 이용: 회원에게 클럽을 이용하는데 필요한 정보를 제공하는 것이다. 다양한 방법으로 정보를 전달할 수 있으나, 너무 많은 정보량으로 회원을 압박하지 않도록 주의한다.

신규회원은 일반적으로 재정 정보나 특전 등에 관심을 갖지만, 오리엔테이션에선 클럽을 실제로 사용하는데 필요한 일상적 정보를 제공하는 것이 좋다.

또 집으로 가져가서 볼 수 있게 브로슈어, 규칙 및 규정, 조례, 연락처 등을 정리한 ‘테이크-홈 패킷’을 제공한다. 여기에는 무료 골프, 레슨 1회, 무료 식음료 쿠폰 등이 포함될 수 있다. 또 클럽 역사나 이용 에티켓에 대한 영상도 제공되면 좋다.

-후속조치: 신규회원이 클럽 문을 나서도 오리엔테이션은 끝나지 않는다. 첫 만남만큼 중요한 후속 조치는 클럽 이용과 만족도를 높이는 것이다.

초기 후속 조치는 환영 선물(꽃다발, 화인 등)을 새 회원 카드와 함께 보내고 궁금한 점을 물을 수 있는 연락처를 제공한다. 그 다음은 클럽 사교행사에서 다른 회원과 만날 수 있게 초대하는 것이다.